Yritystapahtuma baaritilassa on houkutteleva vaihtoehto juhlasalille HR-vastaavalle, tiiminvetäjälle tai pikkujoulutoimikunnalle, joka haluaa rennon illan ilman viikon koristelurupeamaa. Tila on valmiiksi tunnelmallinen, tiski ja henkilökunta ovat paikalla, ja hyvä baari osaa ohjata illan kulkua paremmin kuin moni tapahtumatoimisto. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten tarjoilu ja ohjelma kannattaa rakentaa, jotta ilta toimii sekä budjetin että osallistujien kannalta.
Milloin yritystapahtuma baaritilassa toimii parhaiten
Baari sopii parhaiten 15-80 hengen ryhmälle, jonka tavoitteena on seurustelu eikä istumaillallinen. Tiskin ympärille muodostuu luontevasti pieniä keskusteluporukoita, mikä on juuri sitä, mitä tiimin yhteishengen kohottaminen vaatii.
Poikkeuksiakin on. Jos ohjelmaan kuuluu pitkä toimitusjohtajan katsaus, palkintojenjako tai kolmen ruokalajin illallinen, juhlatila tai ravintolan kabinetti palvelee paremmin. Baarin akustiikka on rakennettu tunnelmaa varten, ei puheita varten, ja ilman kunnollista äänentoistoa takarivi kuulee mikrofonipuheesta korkeintaan puolet.
Tilan voi varata kahdella tavalla: osittain, jolloin ryhmällä on oma nurkkaus tai kerros muiden asiakkaiden keskellä, tai kokonaan, jolloin ovet ovat suljettu muilta. Kokonaan varatun tilan ehdoista ja hinnoittelusta kerrotaan tarkemmin artikkelissa baarin varaaminen yksityistilaisuuteen.
Tarjoilu: juomaliput, avoin tiski vai kiinteä paketti
Juomatarjoilu on yleensä illan suurin kustannuserä. Vaihtoehtoja on kolme, ja jokaisella on paikkansa.
Juomaliput ovat suomalaisissa yritystapahtumissa yleisin malli. Jokainen saa 2-3 lippua, joilla voi valita hanaoluen, viinilasin, lonkeron tai alkoholittoman juoman. Ammattilainen sopii etukäteen, kattaako lippu myös cocktailit vai ainoastaan perusvalikoiman. Jos hanaolut maksaa 7-9 € ja klassinen cocktail 12-16 €, ero 50 hengen porukassa on helposti satoja euroja.
Avoin tiski tarkoittaa, että yritys maksaa kaiken kulutetun sovittuun summaan tai kellonaikaan asti. Malli kuulostaa anteliaalta, mutta ilman kattoa lasku voi yllättää. Kokenut järjestäjä asettaa aina euromääräisen rajan ja pyytää baaria ilmoittamaan, kun 80 % siitä on käytetty.
Kiinteä paketti sisältää tyypillisesti tervetulodrinkin, purtavaa ja tietyn määrän juomia per henkilö, esimerkiksi 35-60 € hengeltä. Budjetointi on helppoa, ja baari pystyy valmistautumaan paremmin.
Alkoholittomat vaihtoehdot ansaitsevat oman ajatuksensa. Vesi ja limsa eivät enää riitä. Hyvä cocktail-baari tekee alkoholittoman version signature-drinkistään, ja alkoholittomat oluet ja kuohuviinit ovat nykyään tasokkaita. Kun noin joka viides osallistuja jättää alkoholin väliin, näiden juomien laatu kertoo, onko kaikki otettu huomioon.
Ruoka baaritilassa – pikkupurtavasta pöytiin
Baarin keittiö on usein pieni tai sitä ei ole lainkaan. Ennen sopimusta kannattaa varmistaa, tekeekö baari ruoan itse, tilaako se sen yhteistyökumppanilta vai saako ryhmä tuoda pitopalvelun omasta takaa.
Seisovaan seurusteluun sopii parhaiten sormiruoka: pienet leivät, slidereita, juustot ja leikkeleet, vegaaniset vaihtoehdot. Määräksi riittää 6-10 suupalaa henkeä kohden, jos ilta alkaa työpäivän jälkeen klo 17-18. Jos ihmiset tulevat suoraan töistä nälkäisinä ja ilta jatkuu puoleenyöhön, määrä kannattaa tuplata. Tyhjään vatsaan juotu kolmas lasi näkyy käytöksessä nopeasti.
Ohjelma, joka ei jyrää keskustelua
Suomalaisessa työyhteisössä on yleinen myytti, että onnistunut ilta vaatii tiiviin ohjelman alusta loppuun. Todellisuudessa ihmiset arvostavat eniten aikaa jutella kollegoiden kanssa, joita eivät näe arjessa. Toimiva rakenne on yksi tai kaksi ohjelmanumeroa, ja niiden välissä väljää seurustelua.
Baaritilaan sopivat erityisen hyvin:
– Bartenderin vetämä cocktailkurssi, jossa ryhmä tekee esimerkiksi Whiskey Sourin ja Negronin itse (kesto noin 45-60 min)
– Gin-, viski- tai rommitasting, jossa sommelier tai mixologist esittelee 4-5 tuotetta
– Pubivisa, joka ylittää tiimirajoja kun joukkueet arvotaan
– Karaoke illan loppupuolella, kun kynnys on madaltunut
– DJ-ilta tai akustinen esiintyjä taustatunnelmaksi
Karaoke on suomalaisissa yritysilloissa varmin tapa saada vetäytyvätkin mukaan, mutta kaikki eivät halua laulaa koko osaston edessä. Yksityinen karaokehuone antaa mahdollisuuden pienempiin porukoihin, eikä pääsalin keskustelu huku musiikkiin.
Puheet kannattaa pitää alkuun ja lyhyinä, korkeintaan 5-10 minuuttia. Kello 21 jälkeen kukaan ei enää kuuntele vuosikatsausta.
Aikataulu ja varaus käytännössä
Pikkujoulukausi marras-joulukuussa on yökerhojen ja baarien vilkkainta aikaa, ja suosituimmat perjantait varataan jo elo-syyskuussa. Tammi-helmikuussa ja keväällä vapaita iltoja löytyy paljon helpommin, ja moni baari joustaa silloin minimilaskutuksesta. Pikkujoulujen erityispiirteistä kerrotaan lisää artikkelissa pikkujoulut baarissa.
Ammattilainen etenee näin: ensin osallistujamäärä ja budjetti, sitten 2-3 baarin vertailu ja tilakäynti, sen jälkeen kirjallinen sopimus minimilaskutuksesta, peruutusehdoista ja narikasta, ja lopuksi lopullinen osallistujamäärä noin viikkoa ennen. Minimilaskutus tarkoittaa summaa, joka laskutetaan, vaikka kulutus jäisi pienemmäksi. Keskustan suosituissa paikoissa perjantaina se voi olla useita tuhansia euroja.
Arki-ilta, kuten torstai, on usein paras valinta. Tila on edullisempi, henkilökunnalla on enemmän aikaa ryhmälle, ja osallistujat lähtevät kotiin kohtuulliseen aikaan.
Yleisimmät virheet yritystapahtuman järjestämisessä
Avoin tiski ilman kattoa. Tämä on klassisin virhe. Lasku tuplaantuu klo 22 jälkeen, kun shotit alkavat kiertää. Kiinteä euroraja tai lippumalli estää yllätykset.
Ruoan aliarviointi. Pelkät sipsikulhot 4-5 tunnin illassa johtavat siihen, että osa porukasta on humalassa jo ennen ohjelmaa. Kunnollinen sormiruoka on myös vastuullisuuskysymys.
Kotiinpaluun unohtaminen. Kun ilta päättyy klo 01 eikä taksia saa pikkujoulukaudella tuntiin, tunnelma hapantuu nopeasti. Moni yritys sopii etukäteen taksiyhtiön kanssa tai jakaa julkisen liikenteen aikataulut.
UKK
Paljonko yritystapahtuma baaritilassa maksaa per henkilö?
Kevyt ilta 2-3 juomalla ja sormiruoalla maksaa tyypillisesti 40-80 € hengeltä. Ohjelmanumerot, kuten cocktailkurssi tai DJ, nostavat hintaa 15-40 € hengeltä. Kokonaan suljettu tila perjantaina keskustassa on selvästi kalliimpi kuin arki-ilta.
Kuinka aikaisin baari kannattaa varata yritystapahtumaan?
Pikkujoulukaudelle 2-4 kuukautta etukäteen, muulloin yleensä 3-6 viikkoa riittää. Pienille ryhmille arki-iltana voi löytyä tila vielä viikkoa ennen.
Voiko baariin tuoda omaa ruokaa tai juomaa?
Juomia ei voi tuoda, sillä anniskelulupa velvoittaa baarin myymään kaikki tilassa nautittavat alkoholijuomat itse. Ruoasta sovitaan tapauskohtaisesti, ja ulkopuolisesta tarjoilusta peritään joskus lisämaksu.
Vastuullinen illanvietto yritystapahtumassa
Onnistunut yritysilta on sellainen, josta kaikki voivat tulla töihin seuraavana päivänä hyvillä mielin. Kohtuullinen juomamäärä, riittävästi ruokaa ja laadukkaat alkoholittomat vaihtoehdot tekevät illasta kaikille sopivan, myös niille, joille alkoholi ei sovi raskauden, imetyksen, lääkityksen tai aiemman päihderiippuvuuden takia. Ketään ei pidä painostaa juomaan, eikä juomattomuutta tarvitse selitellä.
Baarissa alkoholia anniskellaan vain 18 vuotta täyttäneille, ja henkilöllisyystarkastus on tavallinen käytäntö myös yksityistilaisuuksissa. Autolla ei tulla: Suomessa rattijuopumuksen raja on 0,5 promillea, joten kotiin lähdetään taksilla, julkisilla tai kävellen. Jos alkoholinkäyttö huolestuttaa itseä tai läheistä, apua saa A-klinikalta (a-klinikka.fi) tai omalta lääkäriltä.